一、本单位查、借阅档案者，必须办理档案查、借阅登记手续。
二、外单位查、借阅档案者，应持单位介绍信或有效证件，经有关部门同意后，办理档案查、借阅登记手续。
三、查阅档案，只限在档案室或办公室内查阅。
四、查阅党委和纪委等重要机密档案时，须经分管领导批准。查阅党委会议记录，须经校党委书记批准。查阅校长办公会议记录，须经校长批准。
五、借阅档案，必须办理完借阅手续（填写借阅内容、借阅时间、借阅人签字）后方可将档案带出档案室。
六、借阅档案期限一般不超过七天，特殊情况可办理续借手续。
七、借阅档案者，应妥善保管，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏，丢失和泄密。
八、借阅档案如需复制、抄录，须经分管领导批准，办理复印档案登记手续。
九、科技档案、会计档案除形成档案的部门可以借阅外，其它部门原则上不得借阅。特殊情况须经分管领导批准，只能在档案室内查阅，不得复印、抄录。
十、档案利用效果显著者，要做档案利用效果登记。
十一、对归还的档案应严格检查，点交清楚，发现有拆散、涂改、抽换、遗失或损坏者，应追究责任，并报告领导处理。
档案库房管理制度
档案库房是集中存放各类档案的重要场所，必须加强管理，确保安全，提高警惕，防患于未然，库房管理必须做到下列各项：
一、防火：严禁在库房内吸烟，不在库房内和库房周围堆放易然物品，配备灭火器具，橱柜安放合理，紧急时适通行方便，无人时必须断电。
二、防盗：库房必须坚固、并有防盗报警监控装置，库房门窗要有防盗功能，及时关闭门窗。
三、防高温：库房温度一般控制在14-24摄氏度之间，库房必须配备空调机，及时调节温度。
四、防潮：库房内保持相对室内温度在45-60%之间，库房必须配备去温机，温湿度计，并做好记录。
五、防强光：防止太阳光直射库房，照明使用白炽灯，荧光灯照明，应对室外线过滤。
六、防尘：库房内保持清洁，不得有积尘，配备吸尘设备。
七、防菌：防止档案虫蛀，库房空气要清洁，经常进行消毒处理，室内配置消毒灭菌机，柜内放置防虫剂。
八、防鼠：避免鼠咬咬档案，配备灭鼠药。
档案鉴定销毁制度
档案鉴定、销毁，是档案管理工作的重要组成部分，是有效保护档案的必要措施，鉴定、销毁档案必须按以下规定程序进行。
一、档案鉴定、销毁工作由档案室 负责组织。档案室应在调查研究基础上制定档案鉴定计划，对各类档案定期进行档案价值鉴定，并相应修改归档范围和保管期限，对已满保管期限的档案及时组织鉴定和销毁。
二、在主管校长领导下，由档案室和有关业务部门组成档案鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。档案鉴定小组的职责：根据国家关于档案鉴定的规定，认真分析学校各类档案的保存价值，审查档案室对已满保管期限和无保存价值档案提出的处理意见，并作出延期保存或销毁的鉴定报告。鉴定报告经主管校长批准后生效。
三、需要鉴定销毁的档案 , 应由档案保管部门提出书面申请，经档案馆论证提出意见后，提交鉴定小组进行鉴定。
四、经批准销毁的档案，要造册登记，在指定地点，由两人以上负责监销，监销人员要在清册上注明销毁日期并签字。
五、经鉴定确认为无保存价值，但又不宜销毁的档案，特别是人物类档案，可退回本人。
六、档案鉴定报告，销毁清册，要及时归档，永久保存。
七、任何单位和个人不得随意销毁学校档案，违反者，按国家有关规定处理。
档案安全保密制度
一、档案工作人员必须认真执行《档案法》和《保密法》，严格保守党和国家的秘密。
二、接待借阅和归档人员，应在借阅室或办公室。非本室工作人员，未经允许不得进入档案库房。
三、严格档案接收、保管和借阅制度，认真履行登记、签字手续；禁止在档案整理室、阅览室等档案工作场所会客，不允许与档案无关的人员翻阅档案、资料。
四、凡属密级档案，应按密级划分规定整理编目，及时入库。暂不能入库的密级档案，必须单独存放，专柜专人管理，严防泄密。
五、任何人不得私自将档案带出档案室，更不得私自复印、摘抄和传播档案内容。档案工作人员离开工作室，要随手关门落锁，严防档案、资料丢失。
六、库房钥匙须专人保管，他人不得随便使用。发现钥匙丢失，要及时汇报，认真处理。
七、档案工作人员违反保密制度，按国家有关规定处理。
档案统计制度
一、建立健全档案统计台帐。对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况，及时准确地进行统计。年末各类档案的变动信息应做到类别清楚、数据准确。
二、按照上级档案部门的要求，及时报送本单位档案工作基本情况统计表。
三、对于各种登记、统计表册，要以高度负责的态度认真进行填写，达到统计数字准确，上报及时。
四、要根据统计的有关数据及报表中的各项指标，定期进行综合分析，从中找出存在的问题，并提出改进的措施。
五、档案统计工作要严格执行《中华人民共和国统计法》，严肃认真的做好统计工作。
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